Exclusão do Simples Nacional: causas e como reverter

Resposta rápida: a empresa é excluída do Simples Nacional quando tem débitos não regularizados, ultrapassa o limite de receita, exerce atividade vedada ou comete irregularidade cadastral. A Receita comunica isso pelo Termo de Exclusão, no Domicílio Tributário Eletrônico. Para reverter, há dois caminhos: regularizar os débitos (pagar ou parcelar) ou impugnar o termo dentro do prazo nele indicado.

O dono de uma empresa de pequeno porte abre o Domicílio Tributário Eletrônico para uma rotina qualquer e encontra um Termo de Exclusão do Simples Nacional. A mensagem é seca: a empresa será desenquadrada do regime. O motivo, na maioria das vezes, são débitos que se acumularam sem que ninguém percebesse o tamanho do problema. E o prazo para reagir está correndo, mesmo que o empresário só tenha visto o aviso naquele instante.

Sair do Simples Nacional não é detalhe burocrático. O regime reúne tributos em uma guia única e costuma significar carga menor e menos obrigações para microempresas e empresas de pequeno porte. Perder esse enquadramento joga a empresa no Lucro Presumido ou Real, com mais tributos e mais complexidade. Entender por que a exclusão acontece e, sobretudo, como revertê-la a tempo é o que evita um salto de custo que muitas empresas não suportam.

Este texto explica o que é a exclusão, as causas mais comuns, como você é notificado e os dois caminhos para reverter a situação.

O que é a exclusão do Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime tributário unificado criado pela Lei Complementar 123/2006 para microempresas e empresas de pequeno porte, com limite de receita bruta anual de R$ 4,8 milhões. Ele simplifica o recolhimento e, em geral, reduz a carga em relação aos regimes comuns. A exclusão é o ato pelo qual a empresa deixa de fazer parte desse regime, por iniciativa do Fisco quando identifica uma situação que impede a permanência.

A exclusão pode ser de ofício, feita pela administração tributária, ou por comunicação obrigatória da própria empresa quando incorre em alguma vedação. Na prática, o cenário que mais aparece é a exclusão de ofício por débitos, e é nela que se concentra a maior parte das defesas que conduzimos.

As causas mais comuns de exclusão

As hipóteses de exclusão estão na Lei Complementar 123/2006, especialmente nos artigos 17, 29 e 30, e são detalhadas pela Resolução CGSN 140/2018. Conhecer a causa exata é o primeiro passo, porque ela define o caminho da defesa.

A exclusão por débitos costuma surpreender porque a dívida se forma aos poucos. Uma guia atrasada aqui, uma contribuição não paga ali, e o total chega ao patamar que a Receita usa como gatilho para o termo. Quando o aviso chega, o valor já é relevante, mas quase sempre ainda há caminho para resolver.

O Termo de Exclusão e como você é notificado

A Receita formaliza a exclusão por meio do Termo de Exclusão do Simples Nacional. Quando o motivo são débitos federais, esse termo é comunicado no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, o DTE-SN. É um ponto de atenção importante: a ciência é eletrônica, e o prazo de defesa começa a contar a partir dela, esteja o empresário acompanhando a caixa ou não.

Por isso o acompanhamento regular do DTE-SN é parte da gestão fiscal, não um luxo. Muitas exclusões se consolidam não porque a empresa não tinha defesa, mas porque o termo passou despercebido e o prazo correu. O próprio termo traz a causa da exclusão e o prazo para reagir. Ler esse documento com atenção, e registrar a data da ciência, é a primeira providência.

Como reverter: regularizar ou impugnar

Diante do termo, existem dois caminhos, que podem inclusive se combinar. A escolha depende da causa apontada e de o termo estar ou não correto.

O primeiro caminho é regularizar. Quando a exclusão se deve a débitos, pagar ou parcelar a totalidade dos valores que motivaram o termo, dentro do prazo, afasta a exclusão e mantém a empresa no regime. Aqui entra uma conexão importante: a regularização pode ser feita por parcelamento, e dívidas mais relevantes podem comportar negociação. É o mesmo universo do parcelamento e da transação tributária que se aplica a outras dívidas federais. Resolver o débito que originou o termo é, muitas vezes, a saída mais direta.

O segundo caminho é impugnar. Se o contribuinte entende que o termo está errado, que o débito não existe, já foi pago, está com a exigibilidade suspensa ou foi calculado de forma equivocada, cabe contestar. A impugnação deve ser dirigida ao ente que iniciou o processo de exclusão, que pode ser a Receita Federal, um estado, o Distrito Federal ou um município, conforme a origem do débito. O prazo para impugnar consta do próprio Termo de Exclusão e precisa ser observado com rigor, porque perdê-lo, em regra, fecha essa via de defesa. Na prática, o passo a passo é este:

1. Ler o termo e identificar a causa. Verificar exatamente qual débito ou situação motivou a exclusão e qual ente a promoveu. 2. Registrar a data da ciência e o prazo. Anotar o prazo indicado no termo e a data em que ele foi disponibilizado no DTE-SN. 3. Decidir entre regularizar e impugnar. Se o débito é devido, avaliar pagamento ou parcelamento; se o termo tem erro, preparar a impugnação. 4. Reunir a prova. Comprovantes de pagamento, decisões que suspendem a exigibilidade, demonstrativos que apontem o erro de cálculo. 5. Protocolar dentro do prazo, no ente correto. Direcionar a impugnação ao órgão que emitiu o termo, dentro do prazo nele previsto.

Os efeitos de ser excluído

Se a empresa não regulariza nem impugna, a exclusão se consolida. Quando ela decorre de débitos, os efeitos se dão, em regra, a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte ao da ciência do termo. Na prática, a empresa começa o ano fora do Simples, e isso muda tudo na rotina fiscal.

Fora do regime, a empresa passa, em regra, ao Lucro Presumido ou ao Lucro Real, com tributos apurados separadamente, alíquotas que podem ser maiores e um conjunto bem mais pesado de obrigações acessórias. Para um negócio pequeno, esse salto de carga e de complexidade pode comprometer a margem e até a viabilidade. É por isso que a exclusão merece tratamento de urgência, e não de "depois eu vejo". O custo de reagir a tempo é quase sempre uma fração do custo de ano inteiro fora do regime, trabalho que se conecta diretamente com a defesa tributária da empresa.

Vale lembrar ainda que o débito que motivou a exclusão não desaparece se for ignorado. Não pago nem discutido, ele segue o caminho de qualquer dívida tributária, com inscrição em dívida ativa e posterior execução fiscal. Resolver a exclusão e resolver o débito, portanto, costumam ser o mesmo problema visto de dois ângulos.

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Conteúdo informativo, não substitui consulta jurídica individual. Cada caso tem particularidades que exigem análise específica.

Dr. Wendel Ferreira Lopes — Advogado, OAB/MG nº 18.881. Sócio-fundador da WF Advogados, com atuação em Direito Tributário, Bancário e Patrimonial/Sucessório desde 1999. Uberlândia/MG.

Perguntas frequentes

Por que minha empresa foi excluída do Simples Nacional?

As causas mais comuns são débitos tributários não regularizados, receita acima do limite de R$ 4,8 milhões ou do sublimite, exercício de atividade vedada e irregularidade cadastral. As hipóteses estão na Lei Complementar 123/2006 e na Resolução CGSN 140/2018. A exclusão por débitos é a mais frequente.

Como sei que fui excluído?

Pela ciência do Termo de Exclusão do Simples Nacional. Quando o motivo são débitos federais, ele é disponibilizado no Domicílio Tributário Eletrônico, o DTE-SN. O prazo de defesa começa a contar dessa ciência, por isso acompanhar o DTE-SN regularmente é essencial.

Qual o prazo para contestar a exclusão?

O prazo consta do próprio Termo de Exclusão e deve ser observado com rigor, pois perdê-lo, em regra, encerra essa via de defesa. Ao receber o termo, registre a data da ciência e verifique o prazo nele indicado antes de qualquer outra providência.

Como faço para reverter a exclusão?

Há dois caminhos. Se a causa são débitos, você pode regularizá-los pagando ou parcelando a totalidade dos valores dentro do prazo, o que afasta a exclusão. Se o termo está errado, pode impugná-lo, dirigindo a contestação ao ente que iniciou o processo, dentro do prazo previsto.

Posso parcelar a dívida para continuar no Simples?

Sim. Quando a exclusão se deve a débitos, pagar ou parcelar a totalidade dos valores que motivaram o termo, no prazo, afasta a exclusão. Dívidas mais relevantes podem comportar negociação por parcelamento ou transação.

A quem devo dirigir a impugnação?

Ao ente que iniciou o processo de exclusão, que pode ser a Receita Federal, um estado, o Distrito Federal ou um município, conforme a origem do débito que motivou o termo. Direcionar a defesa ao órgão errado pode comprometer o seu direito.

Quando a exclusão começa a valer?

Quando decorre de débitos e não há regularização nem impugnação, a exclusão produz efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte ao da ciência do termo. A empresa começa o ano seguinte fora do regime.

O que acontece com a empresa fora do Simples?

Ela passa, em regra, ao Lucro Presumido ou ao Lucro Real, com tributos apurados separadamente, possível aumento de carga e mais obrigações acessórias. Para empresas pequenas, esse salto pode ser significativo, o que torna a reação a tempo tão importante.